Komunalny Zakład Komunikacyjny Sp. z o.o.

kzk4Komunalny Zakład Komunikacyjny w Białymstoku Spółka z o.o. świadczy usługi w zakresie pasażerskiego transportu zbiorowego w Białymstoku. Zakład obsługuje 11 linii autobusowych oraz prowadzi Okręgową Stację Kontroli Pojazdów oferującą pełen zakres usług diagnostycznych. Firma zatrudnia ponad 200 osób w tym ok. 150 kierowców.

W związku z rosnącym zapotrzebowaniem na informację zarządczą postanowiono wymienić system informatyczny. Ze względu na dotychczasową dobrą współpracę z firmą Merinosoft Sp. z o.o. zdecydowano się na upgrade starego systemu do nowego XEMI ERP. Wdrożenie obejmowało moduły: Finanse, Sprzedaż, Pracownicy, Paliwo.

Moduł XEMI Pracownicy musiał sprostać specyfice podstawowej działalności firmy. Wprowadzono m.in. rejestrację czasu pracy w podziale na rodzaje autobusów oraz rodzaje tras z uwzględnieniem godzin postojowych, nocnych, świątecznych oraz czasu przerywanego. Wdrożone rozwiązanie pozwala na naliczenie dodatków za powyższe godziny, a także innych zróżnicowanych składników płacowych m.in. premii za oszczędność paliwa w oparciu o dane z modułu XEMI Paliwo. Dzięki wprowadzonej, tak szczegółowej ewidencji czasu pracy, możliwe jest bardzo dokładne rozksięgowanie wynagrodzeń pracowników. W zakresie planów pracy kierowców moduł współpracuje z dedykowanym programem do planowania harmonogramów czasu pracy kierowców. Ewidencja czasu pracy prowadzona jest w godzinach i minutach. Nieobecności i zwolnienia również są rozliczane w ten sposób.

Możliwość definiowania własnych formularzy kadrowych znacznie ułatwiło obsługę pracowników. Wszystkie umowy, skierowania na badania, zaświadczenia o zatrudnieniu czy świadectwa pracy w szczególnych warunkach są automatycznie wypełniane i gotowe do wydruku. Dodatkowo w module XEMI Pracownicy można wygenerować zestawienie pracy o szczególnym charakterze, co stanowi niewątpliwą pomoc przy wypełnieniu formularza ZUS ZSWA. XEMI Pracownicy pozwala definiować dowolne struktury, a następnie na ich podstawie filtrować pracowników i sporządzać wydruki dla wybranych szczebli struktury czy też dla wybranych pracowników np. zestawienie wymiarów urlopów. 

Moduł XEMI Paliwo dedykowany jest firmom posiadającym rozbudowaną flotę, chcącym mieć wgląd na analitykę oraz kontrolę wydatków paliwowych. Doskonale sprawdził się również w KZK Białystok. Program rozlicza zużycie paliwa na podstawie przejechanych przez autobusy kilometrów oraz ilości zatankowanego paliwa. Poszczególne koszty przypisywane są do pojazdu oraz danego kierowcy. System raportów i zestawień umożliwia weryfikację m.in. przebiegu pojazdów, średniego spalania, odchyleń spalania od założonej ilości. System uwzględnia też różne normy dla okresów letnich czy też zimowych.

Zebranie wszystkich danych w jednej bazie pozwala kompleksowo spojrzeć na cała firmę, głównie na jej stronę kosztową (koszty osobowe, koszty paliwa czy remontów). Dzięki wdrożeniu systemu, KZK Sp. z o.o. ma możliwość m.in. oszacowania kosztów funkcjonowania poszczególnych linii komunikacyjnych oraz prawidłowe rozliczenie się z Miastem Białystok.

Wdrożenie systemu XEMI ERP pozwoliło firmie na jeszcze lepsze planowanie wykorzystania zasobów tj. czas pracy pracowników czy pojazdy oraz umożliwiło wzrost standardu usług transportowych.