Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę wprowadzając prace zdalną?

31 marzec 2023

Zmiany wywołane pandemią wprowadziły pracę zdalną jako powszechnie praktykowany model w wielu organizacjach. Wychodząc im naprzeciw, od ponad dwóch lat prowadzone były prace nad nowelizacją przepisów umożliwiających stosowanie tego modelu pracy, nie tylko w okresie pandemii.

Z artykułu dowiesz się: Kiedy wejdą w życie nowe przepisy? Jakie zmiany dla pracodawców i pracowników niosą przepisy dot. pracy zdalnej? O czym powinni pamiętać pracodawcy? Jakie zmiany planujemy wprowadzić w systemach XEMI?

 

Kiedy wejdą w życie nowe przepisy?

10 stycznia 2023 r. Sejm przyjął przepisy nowelizujące kodeks pracy, a 27 stycznia 2023 Ustawa została podpisana przez Prezydenta RP. W nowym Kodeksie pracy pojawił się rozdział dotyczący pracy zdalnej, który zastępuje aktualne przepisy o telepracy. Przepisy wejdą w życie 7 kwietnia 2023 roku.

Jakie zmiany dla pracodawców i pracowników niosą nowe przepisy?

Pod pojęciem pracy zdalnej kryje się wykonywanie pracy całościowo lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i za każdym razem, gdy zostanie uzgodniona z pracodawcą. Zgodnie z zapisami w ustawie, pracownik będzie miał prawo do wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie, na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Natomiast oddelegowanie pracownika do pracy zdalnej przez pracodawcę będzie możliwe pod warunkiem złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej, jedynie w następujących wypadkach:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek o umożliwienie pracy zdalnej złożony przez kobietę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia oraz przez pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem rodziny w tym osobą z niepełnosprawnością, o ile praca zdalna będzie możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

W przypadku odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia przez pracownika wniosku.

O czym powinni pamiętać pracodawcy? 

Pracodawcy chcąc umożliwić pracownikom realizowanie pracy zdalnej muszą określić zasady jej wykonywania:

• w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub
• w regulaminie (jeśli nie działają u nich związki zawodowe) lub
• w poleceniu wykonywania pracy zdalnej bądź w porozumieniu z pracownikiem (jeśli nie działają u nich związki zawodowe i nie wprowadzili regulaminu)

O tym jakie kwestie powinny zostać określone w porozumieniu i regulaminie mówi Art. 67²⁰ §6 Kodeksu pracy (https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf).

Kolejną istotną kwestią jest wprowadzenie wymogu, który zobowiązuje pracodawcę do dostarczenia pracownikowi niezbędnych materiałów i narzędzi pracy oraz do zapewnienia pomocy technicznej i szkolenia. Ponadto pracodawca będzie musiał pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej (nie dotyczy pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie). Może to nastąpić w formie ekwiwalentu lub ryczałtu.

Warto pamiętać, że pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w zakresie BHP lub przestrzegania wymogów ochrony informacji w tym danych osobowych, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy.

Inne elementy wymagane od pracodawców:

• Powinni określić procedury ochrony danych osobowych, zapoznać z nimi pracowników oraz w razie konieczności przeprowadzić instruktaż lub szkolenie w tym zakresie.
• Powinni sporządzić ocenę ryzyka zawodowego w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
• Nie mogą traktować mniej korzystnie pracownika wykonującego pracę zdalną w zakresie nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, warunków pracy, awansowania, szkolenia i podnoszenia kwalifikacji.
• Nie mogą dyskryminować pracownika z powodu wykonywania pracy zdalnej lub odmowy jej wykonywania

Jakie zmiany planujemy wprowadzić w systemach XEMI Pracownicy i XEMI ePracownicy?

Wprowadzenie nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej, w tym limitu dni okazjonalnej pracy zdalnej, wywołuje potrzebę zaimplementowania zmian w systemach kadrowych. Również systemy XEMI Pracownicy i XEMI ePracownicy będą dostosowane do nowych zasad. Aktualnie znajdujemy się na etapie sprawdzania wprowadzonych zmian, a są to m.in.:

• możliwość złożenia wniosku o pracę zdalną przez pracownika (XEMI ePracownicy);
• możliwość akceptowania lub odrzucania wniosków o pracę zdalną przez kierownika;
• powiadomienia o złożonych wnioskach – kierownik, powiadomienia o akceptacji lub odrzuceniu wniosku – pracownik (XEMI ePracownicy);
• wprowadzenie 24 dniowego limitu w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej;
• kontrola przekroczenia limitu;
• uwzględnienie pracy zdalnej w czasie pracy, w harmonogramie czasu pracy w sprawozdaniach i na wydrukach, także w przypadku korzystania z systemów RCP;
• wprowadzenie ekwiwalentów, ich wyliczanie oraz odwzorowanie na pasku wynagrodzeń (indywidualna konfiguracja).

 

Poznaj XEMI ePracownicy

Obraz autorstwa DCStudio na Freepik